Front Accounting (2) : Konfigurasi Tabel Master Chart of Account (COA), Customer dan Supplier

Secara default FrontAccounting sudah menyertakan tabel Chart of Account (COA), kita hanya merubahnya ke bahasa Indonesia (bila diperlukan). Saya sarankan anda tidak menghapus, namun hanya perlu merubah ke bahasa Indonesia. Apabila dirasa tidak diperlukan, anda cukup memberi status “inactive” pada account tersebut.

 Untuk meng-konfigurasi COA, setelah login ke FrontAccounting pilih tab “Banking and General Ledger”, pilih “GL Account Classes”, dan ubahlah namanya menjadi nama yang familiar, semisal seperti gambar berikut.

Masih pada tab “Banking and General Ledger”, pilih “GL Account Groups”, dan ubahlah namanya menjadi nama yang familiar, semisal seperti gambar berikut.

Setting terakhir untuk COA, pada tab “Banking and General Ledger”, pilih “GL Accounts”, dan ubahlah namanya menjadi nama yang familiar. Apabila ada account yang tidak dikehendaki ubahlah statusnya menjadi “Inactive”, semisal :

• Petty Cash menjadi Kas Kecil

• Account Receivable menjadi Piutang Dagang

• Account Payable menjadi Hutang Dagang

• Sales menjadi Penjualan, dan lain-lain

Setelah COA selesai dibuat, kita juga harus membuat “Bank Accounts” dari perusahaan kita. Pada tab “Banking and General Ledger” pilih “Bank Accounts”. Disini kita harus membuat account sejumlah account bank dan kas dari perusahaan kita, seperti contoh berikut.

 

Transaksi penjualan dan pembelian tentu melibatkan pihak pihak pelanggan (customer) dan pemasok (supplier) baik langsung (direct selling) ataupun melalui personel divisi penjualan (sales & marketing). Dalam hal ini kita harus meng-entry personel penjualan dan area penjualan melalui tab “Sales” => “Sales Persons” dan “Sales Areas”

Masih pada tab “Sales” kita harus menambahkan data Customer melalui “Add and manage Customer”. Pada entry ini yang harus diperhatikan adalah “Customer Currency”, “Sales Type” dan “Payment Terms”. Setelah selesai klik button “Add New Customer”. Tidak selesai sampai disini, kita harus klik link “ Add and Edit” untuk mengisi data customer lebih detil. Disinilah bagian yang paling krusial, karena entry ini akan mengaitkan setiap transaksi dengan General Ledger. Hal yang harus diperhatikan adalah : Siapa sales-nya, area sales, set account untuk penjualan, diskon, dan piutang, seperti contoh berikut.

Untuk entry master supplier kita dapat entry melalui tab “Purchases” kemudian “Supplier”. Sama seperti data customer, pada data supplier kita harus perhatikan isian pada bagian “Accounts”, karena berkaitan dengan General Ledger.

Sampai disini anda dapat menjalankan transaksi anda sehari-hari meliputi pembelian, penjualan, transaksi kas dan bank. Pada artikel posting selanjutnya kita akan mencoba melakukan transaksi yang biasa kita temui sehari-hari.

Front Accounting (1) : Instalasi dan Setting Awal Untuk Aplikasi Akuntansi

Akuntansi modern tidak dapat lagi dipisahkan dengan komputer. Berbagai proses akuntansi mulai dari men-jurnal, hutang, piutang, laporan rugi-laba dan neraca mutlak menggunakan komputer dalam kegiatannya. Akunting tentu tidak asing dengan model spreadsheet seperti Microsoft Excel atau OpenOffice Calc, atau sudah menggunakan aplikasi khusus untuk akuntansi, seperti MYOB, Zahir, WebERP dan lain-lain.

Kali ini saya ingin berbagi pengalaman instalasi, setting awal dan penggunaan dalam proses akuntansi sehari-hari menggunakan salah satu aplikasi berbasis web yang gratis (freeware) yaitu Front Accounting. Aplikasi ini menurut saya tergolong mudah dipahami dan mudah cara pengoperasiannya. Ruang lingkup Front Accounting inipun cukup luas, yaitu meliputi kategori perdagangan (ritel), jasa (job order), ataupun pabrik (manufaktur). Tulisan saya mengenai Front Accounting bagian yang pertama ini akan menjelaskan proses instalasi dan setting awal dari Front Accounting ini yang pernah saya coba. Dalam hal ini diasumsikan anda sudah mendownload Free Accounting dan mempunyai Apache-PHP-MySQL di komputer anda. Berikut langkah-langkah awalnya :

• Extract file hasil download pada directory web server

• Buka browser dan ketik pada url menuju pada directory instalasi, misalkan : “http://localhost/frontacc/install/”, pada browser akan muncul sbb :

• Jika anda menggunakan Windows, kolom “comments” seharusnya tertulis “ok”, jika anda menggunakan Linux, maka anda harus merubah beberapa directory menjadi writeable sebelum kolom “comments” tertulis “ok”, klik “continue” untuk melanjutkan proses

• Proses selanjutnya adalah mengisi password MySQL dan nama database yang akan dibuat, klik “continue” untuk melanjutkan proses

• Pada form selanjutnya, isilah nama perusahaan dan password default untuk administrator

• Klik button “Continue”, dan instalasi selesai. Klik link “Click here to start” dan login sesuai username dan password anda.

Sebelum menjalankan transaksi akunting, tentu ada setting awal. Hal-hal yang harus disetting awal antara lain sebagai berikut :

• Pada Tab “Setup” => “Preferences” pilihlah tipe tanggal yang sesuai

• Pada tab “Setup” => “Fiscal Year”, isilah tanggal awal sampai tanggal akhir tahun fiskal proses akuntansi, dan berikan status “No” yang menandakan bahwa tahun fiskal tersebut sedang aktif

• Pada tab “Banking and General Ledger” => “Currencies” tambahkan mata uang yang anda kehendaki, misalnya “Rupiah”

• Pada tab “Setup” => “Company Setup” isilah dengan data perusahaan anda. Bagian ini adalah bagian yang paling penting setelah ketiga setup awal diatas. Bagian yang harus diperhatikan adalah “Home Currency” sebagai default mata uang dan “Fiscal Year” sebagai default tahun fiskal.

• Secara default, aplikasi ini sudah menyertakan dan men-setting Chart of Account (COA) pada tab “Banking and General Ledger” => “GL Accounts”. Saya sarankan anda tidak menghapus, namun anda bisa merubah ke dalam bahasa Indonesia.

• Pada menu “Setup” => “System and General GL Setup”, pastikan semua account sudah berada pada pos masing-masing. Apabila anda tidak menghapus apapun pada GL Account, anda tidak perlu merubah apapun

 Setelah langkah-langkah setting awal diatas, maka secara umum Front Accounting Siap dijalankan. Pada posting artikel selanjutnya, kita akan mencoba setting lanjutan dan meng-entry beberapa transaksi seperti pembelian, penjualan, transaksi kas, bank dan lain-lain. So..don’t miss it…